Nominaci může poslat kterákoliv fyzická nebo právnická osoba. Dobrovolník, nezisková organizace a odpovědná firma nemůže nominovat samu sebe. Jedna fyzická nebo právnická osoba může nominovat na ocenění max. 3 subjekty z každé kategorie. Nominující vyplněním nominačního formuláře potvrzuje pravdivost uvedených údajů a souhlasí se zpracováním svých osobních údajů za účelem administrace ocenění. Nominovaní budou o své nominaci informováni, po jednání výběrové komise, organizátorem akce, a to na základě uvedených kontaktních údajů nominujícím. Osobní údaje nominovaných budou zpracovávány za účelem administrace ocenění po dobu 6 měsíců.

1) Za účelem zajištění průběhu soutěže budou zpracovávány osobní údaje nominovaných v rozsahu jméno, příjmení, doručovací adresa, věk, e-mailová adresa, telefonní číslo, členství v neziskových organizacích, údaje o jeho dobrovolnické činnosti a dále fotografie nominovaných, které budou vyhotovovány v průběhu slavnostního vyhlášení.

2) Osobní údaje mohou být zpracovávány rovněž pro obchodní i marketingové účely neziskových organizací v přiměřené míře. Nominovaný má právo na přístup ke svým osobním údajům, právo žádat jejich opravu, doplnění či zničení, jakož i další práva dle platných právních předpisů.

3) Nominovaný je srozuměn s tím, že je pořadatel oprávněn zveřejnit jeho osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení a adresa (v rozsahu uvedení obce či její části), údaje o jeho působení v neziskových organizacích a jeho fotografie a ty použít v přiměřeném rozsahu pro účely propagace pořadatele, jeho produktů či ostatních neziskových organizací.

4) Osobní údaje nominovaných budou zveřejňovány maximálně po dobu 2 let od slavnostního vyhlášení a za archivačními účely nebudou mazány, neboť mohou mít historickou hodnotu a jejich zpracování je veřejným zájmem.